Die SOS-Familie wächst!

Hier habe ich erzählt, wie es überhaupt zur Idee des heutigen SOS-Systems kam. Seitdem ist viel passiert. Aus einer Idee, die über viele Jahre im Alltag gewachsen ist, ist eine kleine Familie geworden. Jedes Familienmitglied hat seine eigene Aufgabe, und alle folgen derselben Ordnung.

Heute stelle ich dir die SOS-Familie vor. Ich fange dort an, wo auch du wahrscheinlich anfängst.

Das Zuhause: sos-system.de

Jede Familie braucht ein Zuhause. Für das SOS-System ist das diese Webseite. Sie ist im Sommer online gegangen. Hier erkläre ich, wie das SOS-System funktioniert, hier schreibe ich diesen Blog, und hier kannst du dich für den Newsletter eintragen. Wenn du die Methode in Ruhe kennenlernen möchtest, findest du auf der Seite „So funktioniert’s“ die ersten Informationen.

Was alle Familienmitglieder verbindet, ist ein einfaches Versprechen: ein fester Platz für jedes Dokument einschließlich sonstiger Informationen, die in dein Leben treten und dort eine Bedeutung oder Funktion haben sollen. Das SOS-System bietet für deine Unterlagen insgesamt – und niemals mehr – zehn Bereiche mit festen Nummern von 00 bis 09. Diese Ordnung gilt überall gleich: in der Papiermappe, auf dem Handy, auf dem Laptop und in der Cloud.

Deswegen gilt auch: Wer einmal verstanden hat, wo etwas typischerweise hingehört, findet es auch später in diesem Bereich an seinem Ort (Papier-Ablage oder digital).

Das Wichtigste daran ist für mich die Entlastung. Du musst nicht immer neu überlegen, wohin etwas gehört. Diese Entscheidung ist bereits im SOS-System für dich angelegt.

Der Anfang: Meine Ablage

Wenn du mit dem SOS-System anfängst, lernst du am besten zuerst Meine Ablage kennen. Sie hilft dir beim Einzug. Du beantwortest einige Fragen zu deiner Lebens-Situation, und „Meine Ablage“ baut daraus deine persönliche Ordnerstruktur. Die lädst du herunter und speicherst sie auf deinem Laptop, deinem Handy oder in deiner Cloud. Das Ganze ist kostenlos und ohne Anmeldung. Auf Papier baust du dieselbe Ordnung mit Mappen nach, dazu gibt es dann gesonderte Anleitungen. Oder du nimmst die vorgeschlagene Struktur und wendest diese auf dein Papiersystem an (Ordner, Stehsammler…).

Seit September ist Meine Ablage der Einstieg in die SOS-Familie. Bevor du etwas einordnen kannst, brauchst du die Ordner, in die es gehört. Alles andere kommt danach.

Du musst dabei nicht alles auf einmal einrichten. Fang mit dem an, was du heute brauchst. Kommt später etwas dazu, legst du es dazu. Wachsen heißt im SOS-System: dazulegen, nicht umräumen.

Die zwei Helferlein: DokSort und DokFind

Wenn deine Ordnerstruktur eingerichtet ist (beim Download entpackst du die .zip-Datei, nichts wird gelöscht!), beginnt der Alltag. Und nicht jeder kann sich alles merken. Das geht auch mir so. Deswegen gibt es zwei kleine Helferlein, die dir im Alltag zur Seite stehen:

DokSort ist für den Moment gedacht, in dem du ein Dokument in der Hand hast und dich fragst: Wohin damit? Du gibst an, worum es geht, und DokSort zeigt dir den Platz. Er ist seit dem Sommer dabei und wird laufend verbessert.

DokFind hilft dir in die andere Richtung. Du suchst etwas und fragst dich: Wo liegt es? DokFind sagt dir, in welchem Bereich du nachsehen musst. Gerade wenn du das SOS-System noch nicht auswendig kennst, ist das eine große Hilfe.

Beide Helferlein sind kostenlos.

Die große Schwester: der KI-Dolmetscher

Seit Oktober gibt es ein neues Familienmitglied, und es ist gleich die große Schwester geworden. Sie heißt im Moment noch KI-Dolmetscher. Das ist ein Arbeitstitel.

Die große Schwester kennt sich im SOS-System bestens aus. Du musst nichts auswählen und keine Nummern kennen. Du beschreibst einfach in deinen eigenen Worten, was du in der Hand hast, zum Beispiel: „Brief von der Krankenkasse wegen des neuen Beitrags“. Die große Schwester sagt dir, wohin das Dokument gehört und wie du die Datei sinnvoll benennst. Wenn noch etwas zu erledigen ist, bekommst du einen kurzen Text für deine Aufgaben-App bzw. deinen Kalender.

Eines ist mir dabei besonders wichtig: Sie antwortet ausschließlich nach den Regeln des SOS-Systems. Sie bleibt bei dieser einen Ordnung und mischt keine fremden Ordnungsideen hinein. Wenn sie unsicher ist, fragt sie nach. Und wenn sich ein Dokument wirklich nicht zuordnen lässt, schlägt sie dir die Inbox vor, bis es geklärt ist.

Im Moment ist die große Schwester in der Testphase. Wer sie ausprobiert, bekommt einen persönlichen Zugangscode. Jede Antwort kannst du mit Daumen hoch oder runter bewerten und kommentieren. So sehe ich, wo ich noch nachbessern muss.

Das Herzstück: das Buch

Alle Familienmitglieder haben ein gemeinsames Herz: das Buch. Darin steht, wie das SOS-System gedacht ist und warum jeder Bereich so aufgebaut ist, wie er ist. Die Werkzeuge helfen dir im Alltag. Das Buch hilft dir, die Ordnung zu verstehen, damit du sie auch ohne App sicher anwendest.

Gerade schreibe ich am Buch. Neben einem allgemeinen Teil bekommt jeder Bereich sein eigenes Kapitel, zum Nachschlagen, wenn du einmal unsicher bist. Auf der Buchseite erfährst du mehr. Und wenn du dich für den Newsletter einträgst, erfährst du rechtzeitig, wann es erscheint.

Mach mit!

Eine Familie lebt davon, dass Menschen dazukommen. Zwei Einladungen habe ich für dich.

Teste die große Schwester. Ich suche Menschen, die den KI-Dolmetscher im Alltag ausprobieren und mir sagen, was gut funktioniert und was noch nicht. Du brauchst nur ein paar Minuten Zeit und ein paar Unterlagen aus deinem Alltag. Schreib mir an hallo@sos-system.de, dann schicke ich dir einen Zugangscode.

Gib ihr einen Namen. „KI-Dolmetscher“ beschreibt gut, was sie tut. Nach einer großen Schwester klingt es aber noch nicht. Wenn du eine Idee hast, schick sie mir an dieselbe Adresse.

Und die Familie wird weiter wachsen. Für die Ordnung der Dinge plane ich einen eigenen SOS-Helfer. Ich freue mich, wenn du dabei bist.